La importancia de las buenas colaboraciones
Esta semana y en línea de nuestras anteriores colaboraciones, hemos cerrado un acuerdo con IMA (International Management Assistants) que nos hace especial ilusión. Tras contar con la ASPM, SEiEM y TopSecretaria como socios, damos el salto internacional con esta asociación que tiene sede en las ciudades más importantes del mundo.
Hemos querido aprovechar la ocasión para entrevistarles y conocer de primera mano esta entidad con más de 45 años de historia.
¡Os animamos a seguirles!
¿Cómo definiríais IMA? ¿Cuál es el objetivo de la asociación?
International Management Assistants es una asociación sin ánimo de lucro, formada por y para Asistentes de Dirección, establecida a nivel internacional. De hecho, es la única en el mundo que tiene esta dimensión. Nuestro objetivo como asociación es formar una red de Asistentes de Dirección, potenciar la imagen de la profesión como pieza clave y esencial de los equipos directivos, así como ofrecer oportunidades de formación, intercambio de ideas y colaboración entre las socias. Realizamos diferentes actividades durante todo el año tanto a nivel nacional como internacional: Formaciones, conferencias, afterworks, webinars… la posición del Asistente de Dirección va a seguir evolucionando, por lo que estar al día y en continua formación es lo que nos permitirá seguir siendo relevantes. Algunos estudios prevén que la nuestra será una de las profesiones que desaparecerán en los próximos años. No estamos de acuerdo, será un rol que evolucionará y crecerá, posiblemente cambiando el título, como ya se está observando, pero nos resulta impensable que el soporte a directivos y a los equipos vaya a desaparecer y condenarles a la improductividad.
La asociación fue fundada en 1974, ¿habéis notado una evolución de la percepción de la sociedad sobre la profesión de secretaria?
La evolución ha sido espectacular durante los últimos años. Nos hemos ido adaptando a los cambios que ha habido en nuestro entorno y a las nuevas tecnologías. Hemos pasado de ser mecanógrafas a ser piezas clave en la toma de decisión en nuestras empresas. Tanto nos hemos adaptado que las funciones que realizamos son muy diferentes, los perfiles cambian de una empresa a otra e incluso dentro de la misma compañía.
Hemos necesitado una evolución del título de Secretaria e idear diferentes nombres para englobar una misma profesión (Executive Assistant, Admin Assistant, Chief of Staff, Office Manager…). Y luego está el caso de los Asistentes Virtuales, que han tomado la valiente decisión de emprender y ser sus propios jefes y jefas. En cuanto a cómo es percibido el rol por la sociedad, sinceramente creemos que también está habiendo un cambio muy importante y eso es gracias a todos aquellos que están luchando para que la posición tenga el reconocimiento que se merece.
Las nuevas tecnologías han permitido que las personas que amamos esta profesión hayamos podido conectar unas con otras, por lo que se ha creado una sensación de pertenencia y orgullo que antes no había. Habitualmente, en las empresas suele haber un único Asistente de Dirección, por lo que es un trabajo solitario, donde la información que puedes compartir es muy escasa y explicar en qué proyectos estás trabajando rara vez se puede compartir por motivos de confidencialidad.
También es clave el trabajo de todas las asociaciones de Profesionales del Secretariado tanto a nivel local, nacional e internacional. Sin duda, es un trabajo de equipo y desde aquí queremos mostrarles nuestro reconocimiento a todas esas personas que forman parte de ellas, que realizan un trabajo incansable después de sus largas jornadas de trabajo, sacrificando tiempo personal y familiar, por y para esta comunidad.
Tampoco queremos olvidarnos de las empresas que apoyan a estas asociaciones a través de colaboraciones y patrocinios, es también gracias a ellas por lo que podemos seguir con nuestra labor.
¿Os parece una función y responsabilidad importante de vuestro día a día el contratar el catering adecuado para una reunión o evento?
El Asistente de Dirección suele ser la persona que se encarga desde convocar la reunión, preparar una agenda, la documentación necesaria y reservar una sala hasta pedir el catering si la reunión se va a alargar, pero también la realización de eventos corporativos tanto para pequeños grupos como para centenares de participantes, con todo lo que conlleva. El catering es una pieza clave en el éxito de las reuniones y eventos, pero no es una tarea sencilla. Hay que tener en cuenta las necesidades y preferencias de los comensales, lo que supone un reto cuando en una misma reunión hay diferentes culturas y religiones. Ahí es donde el profesional del secretariado entra en juego porque que se habrá preocupado por preguntar alergias, restricciones por temas culturales y religiosos o que simplemente lo recuerda porque esos participantes ya han estado en alguna ocasión y sabe cuáles son sus necesidades de antemano.
¿Consideráis que es fácil encontrar un catering variado, de buena calidad e impecable servicio?
No es nada fácil encontrar un catering de buena calidad y con una variedad de productos. Aún así, también hemos notado una evolución en esta industria y ahora se puede pedir fácilmente comida para veganos y celíacos por poner un ejemplo, cosa que hace unos pocos años era impensable.
¿Os parece interesante contar con una plataforma que agrupe a los mejores caterings de la ciudad para comparar y contratar de una forma fácil, rápida y cómoda?
Todo lo que conlleve optimizar nuestro tiempo es recibido con los brazos abiertos. Poder pedir un
catering en unos cuantos clics en una única plataforma, en lugar de tener que hacer incansables
búsquedas en Google y contactar con cada una de las empresas para un presupuesto, es una gran
mejora en nuestra productividad.
¿Qué aspectos consideráis relevantes a la hora de navegar por una plataforma de caterings?
Poder hacer un filtrado sencillo por tipo de evento, tipo de montaje y tipo de cocina son los más
importantes. Si además puedes replicar caterings que hayas podido pedir con antelación, entonces ya
estamos hablando de un nivel de eficiencia superior.
¿Cuáles son los tres factores que más os importan a la hora de contratar un catering?
Buscamos una buena relación calidad-precio, las empresas están buscando maneras de ahorrar por lo
que este es un aspecto fundamental. Sencillez, como decíamos antes el catering debe ser fácil de pedir y que nos lleve poco tiempo, pero cumpliendo y adaptándose a todas nuestras necesidades. Puntualidad, saber que el catering estará servido a la hora pactada es primordial. También es importante la variedad y originalidad. Durante el año, son muchas las reuniones que se realizan incluyendo la comida, si siempre se presenta la misma carta y el mismo formato, puede resultar monótono.
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